Una cadena de integridad y el respeto a las normas que comienza por los directivos y permea a todas las áreas de la empresa, es esencial para la competitividad y salud organizacional
Por Gustavo Almaraz Petrie*
A finales del mes pasado, fue presentado el estudio de KPMG “Perspectivas de la alta dirección en México 2018”, que refleja la percepción de más de 900 directivos de empresas del paÃs sobre las principales variables que requieren para incrementar su competitividad. Para 82% de los encuestados, el combate a la corrupción es la principal.
Al igual que sucede en un paÃs, la manera de combatir la corrupción e impunidad en las empresas, es implementando una cultura de la legalidad en todos los niveles de la organización. A esto se refiere el término de cumplimiento o compliance, definido por el Comité de Basilea como la función independiente que “identifica, asesora, alerta, monitorea y reporta los riesgos de cumplimiento en las organizaciones, es decir, el riesgo de recibir sanciones por incumplimientos legales o regulatorios, sufrir pérdidas financieras o pérdidas de reputación por fallas de cumplimiento con las leyes aplicables, las regulaciones, los códigos de conducta y los estándares de buenas prácticas”.
La falta de cumplimiento implica cuatro niveles de riesgo para la empresa: reputacional, regulatorio, legal y financiero.
La falta de cumplimiento implica cuatro niveles de riesgo para la empresa: reputacional, regulatorio, legal y financiero.
El departamento de compliance gestiona y supervisa todas las cuestiones relacionadas con el cumplimiento normativo: desde el levantamiento de un reporte por riesgo, la asignación de un equipo de investigación, la documentación y la resolución. Es un cargo de gran responsabilidad pues implica tomar decisiones que impactan muchas áreas de la empresa y que afectan los intereses personales de quienes incumplen, que pueden ocupar posiciones de poder dentro de la empresa.
El éxito de una estrategia de cumplimiento se basa en:
- PolÃticas claras y actuales.
- Canales de reporte.
- Evaluaciones de riesgo.
- AuditorÃas y monitoreo.
- Comunicación robusta.
En este contexto, el Comité de Legalidad y Estado de Derecho de American Chamber of Commerce of Mexico llevó a cabo el Taller de Cumplimiento “Herramientas y mejores prácticas para las empresas”.
De este ejercicio, destacan como puntos relevantes para la aplicación exitosa de una cultura de cumplimiento organizacional:
AutonomÃa: el área de compliance debe trabajar de forma independiente a las demás áreas de la empresa, incluida la Dirección General. Sin embargo, debe mantener una colaboración constante, para asegurar investigaciones y recomendaciones de fondo.
Rigor en los procedimientos: Denise Guillén, Directora Legal para Latinoamérica de Nielsen, enfatizó que al tener un impacto potencial en la reputación y seguridad de las personas y la empresa, el seguimiento a los reportes de incumplimiento conlleva una investigación minuciosa y una toma de decisiones que responda a:
- El nivel de riesgo detectado.
- Las pruebas concluyentes. En este sentido, existen herramientas tecnológicas que permiten llevar un control y un seguimiento efectivo de las irregularidades, asà como contribuir a la confianza de los involucrados al permitir anonimato.
Importancia del liderazgo: Adriana Velázquez, Vicepresidente del Comité, enfatizó que el éxito de las estrategias de cumplimiento depende de que el lÃder de las organizaciones esté involucrado y comprometido. Los lÃderes deben:
- Actuar con el ejemplo.
- Comunicar expectativas y objetivos.
- Responder rápido y de manera efectiva.
- Establecer un sistema consciente de incentivos y medidas disciplinarias.
Comunicación y congruencia: “Las culturas de cumplimiento no solo suceden, hay que construirlas”, enfatizó Reyna Torrecillas, Directora de Cumplimiento de GE. La cultura organizacional, los valores y normas de conducta que se esperan por parte del staff, deben permear a todos los niveles, a partir de una comunicación sencilla, clara, creativa y oportuna, que inicia desde la contratación y es reforzada con campañas que serán exitosas si involucran al staff y reflejan la realidad de la empresa.
Manejo de riesgos: de acuerdo con Marco Padilla, socio de Accuracy Legal and Consulting, el incumplimiento de agentes externos con actividades vinculadas a la empresa, implica un riesgo para ésta. Por ello, es importante contar con programas de due diligence hacia los co-licitantes, joint venture partners, consorcios, consultores y proveedores. Un programa de due diligencepuede incluir: cuestionario interno, análisis de riesgo, cuestionario para el intermediario, solicitud de documentación legal, verificación a partir de bases de datos públicas, llamadas con referencias, entrevistas y entrenamientos, entre otras.
El cumplimento es esencial para la seguridad, la competitividad y satisfacción del capital humano de la empresa. Por esto, como agentes decisivos de cambio social, para AmCham es una prioridad compartir mejores prácticas de nuestros socios e internacionales, que -además de cumplir con las normas impuestas por las autoridades mexicanas y fomentar valores organizacionales- ayuden a otras empresas a establecer estándares y procedimientos que les permitan implementar una cultura de legalidad y ser más competitivas, en un mercado en el que el cumplimiento es ya parte de la estrategia de negocios.
*Presidente del Comité de Legalidad y Estado de Derecho de American Chamber of Commerce of Mexico.
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